Hromadia sa vám v spodnom šuplíku účty, nemôžete už nájsť údaje o poistení vozidla alebo zúfalo hľadáte svoje výplatné pásky? Potom je najvyšší čas urobiť si v dokumentoch poriadok. Tu sa dozviete, ako triediť papiere a upratať si počítač, aby ste v budúcnosti rýchlejšie našli dôležité dokumenty.
Triediť dokumenty a vyčistiť počítač
Keď sa prehrabávate hromadami papiera, aby ste našli svoje faktúry, je čas dať si dokumenty do poriadku. Prečítajte si viac tu.
Ak chcete vyčistiť počítač, môžete si vybrať zo širokej škály softvéru, ktorý si môžete zadarmo stiahnuť z internetu. Vo väčšine prípadov je drahý softvér zbytočný. Rýchle vyhľadávanie na internete vám pomôže nájsť vhodný bezplatný softvér pre vaše účely.
Používate na pranie bielizne prací prášok, kapsule na prací prostriedok alebo tekutý prací prostriedok?
Usporiadajte dokumenty
Aby ste sa vyrovnali s chaosom, mali by ste sa najskôr rozhodnúť pre systém, pomocou ktorého si môžete organizovať svoje záznamy. Mali by ste to navrhnúť tak, aby vám to dávalo zmysel. Najdôležitejšie dokumenty by mali byť vždy na dosah – najdôležitejšie údaje by preto mali byť umiestnené v hornej časti každého priečinka či kartotéky, kde ich opäť ľahko nájdete. Nasledujúce tipy vám pomôžu vytvoriť zmysluplný systém.
- Vytvárajte kategórie a usporiadajte obsah chronologicky: Vytvorte priečinky alebo súbory pre rôzne tematické oblasti, v ktorých môžete dokumenty usporiadať chronologicky. Použite napríklad pracovný priečinok na výplatné pásky a pracovné zmluvy, priečinok poistenia na poistenie auta, domácnosti a života a priečinok banky na výpisy z účtu a informácie o účte. Do bankového priečinka vložíte najstarší výpis z účtu vzadu, najnovší vpredu atď.
- Majte pohromade dôležité kontaktné údaje: Aby ste pri ďalšom podávaní daňového priznania nemuseli prechádzať celým priečinkom, aby ste našli telefónne číslo svojho účtovníka, mali by ste si vytvoriť ďalší priečinok so všetkými dôležitými kontaktnými údajmi a mená vašich kontaktných osôb.
- Vytvárajte priehradky na nové dokumenty: Pomocou priehradiek triedte prichádzajúcu korešpondenciu, aby ste ju potom mohli rýchlejšie spracovať. Takže môže mať zmysel vytvoriť úložisko pre prichádzajúce faktúry a úložisko pre všetky ostatné listy a dokumenty. To vám ušetrí čas pri triedení a ukladaní dokumentov.
- Papiere pravidelne triedite: čím častejšie budete nové dokumenty organizovať a archivovať, tým menej úsilia to vyžaduje. Zabráni vám to aj neskoré platenie účtov a nedodržanie termínov. Napríklad si raz týždenne prejdite svoje súbory a potom ich založte.
Vyčistite počítač
Digitálne dáta je tiež potrebné z času na čas triediť. Pomôže vám to nielen lepšie sa zorientovať vo vašom vlastnom počítači, ale tiež zrýchli prácu vášho počítača a vytvorí dodatočný úložný priestor. Tu je to, čo robiť, keď chcete vyčistiť počítač:
- Najprv odinštalujte všetky programy, ktoré už nepoužívate, ktorých platnosť vypršala alebo ktorých vlastníte viac. Opýtajte sa sami seba, či naozaj potrebujete tri rôzne prehliadače a či chcete znova hrať staré hry.
- Potom by ste mali odstrániť dočasné súbory, ktoré vymazané programy zanechajú. Novšie operačné systémy majú často čistenie disku, ktoré vykoná tento krok automaticky.
- Potom odstráňte všetky staré súbory, ktoré už nepotrebujete.
- Vždy, keď čistíte pevný disk, má zmysel ho následne defragmentovať. Tým sa vyplnia medzery po vymazaných programoch, keď sa zostávajúce údaje priblížia. Pri novších pevných diskoch, takzvaných Solid State Diskoch (SSD), to už nie je potrebné. Tu operačný systém automaticky informuje pevný disk o tom, kde je miesto pre nové dáta, čo môže zvýšiť rýchlosť zápisu.
Bez ohľadu na to, či ide o počítač alebo stôl – uľahčite si život triedením dokumentov a vytváraním systému kartotéky, ktorý bude pripravený na budúcnosť. To urýchľuje nepríjemné úlohy, ako je platenie účtov a obnova poistenia.
- Triedenie papierov a poriadok na pevnom disku: Nezáleží na tom, či chcete upratať dokumenty v pracovni alebo súbory v počítači. Prvým krokom je vždy získať prehľad o tom, čo už máte, a vyčistiť všetky nepotrebné papiere alebo súbory.
- Usporiadajte si počítač a dokumenty: Potom si môžete vybrať organizačný systém, ktorý vám pomôže rýchlo nájsť dôležité veci.
- Udržiavanie poriadku: Asi najťažším krokom je pokračovať v používaní nového systému aj v budúcnosti. To znamená, že pravidelne podávate nové účty a listy a ukladáte súbory do počítača tam, kam patria.
Prečítajte si tiež: Odstráňte škvrny z matraca
