Kopa papierov doma, kopec dokumentov v práci – každý z nás pozná tento ohromujúci obraz, doslova aj obrazne. Navyše to nie je vôbec najhorší pohľad. Najhoršie na tom je, že nemôžete nájsť dokument, ktorý veľmi potrebujete. A odtiaľto je už len krôčik k stresu a zbytočným nervom. Preto si pre vás tím Google pripravil praktické tipy, vďaka ktorým raz a navždy vnesiete poriadok do svojich dokumentov, vyhnete sa stresu a vnesiete do života väčší poriadok. Tu je náš krátky návod, ako triediť dokumenty.
Praktické tipy, ako si usporiadať dokumenty doma aj v práci.
Zbavte sa neporiadku v dokumentoch raz a navždy.
Pri upratovaní dokumentov zvážte, či niektoré z nich nemôžete začať dostávať v elektronickej forme, napr. výpisy z účtu. Znížite tak množstvo plytvaného papiera a možno ušetríte aj na bankových poplatkoch.
Ako umývate riad?
Oddelenie dokumentov - užitočné príslušenstvo
Nestačí len správne triediť papiere. Potom ich musíte usporiadať a uložiť tak, aby ste vždy ľahko našli list alebo účet, ktorý hľadáte. Preto predtým, ako začnete čistiť, pripravte všetko potrebné príslušenstvo:
- priečinky alebo priečinky,
- kartónové krabice, napr. na topánky
- sponky a sponky na papier,
- samolepiace nálepky/etikety,
- fixky a pero,
- Tričká na doklady (veľa!),
- zošívačka, dierovačka,
- žlté lepiace papieriky,
- spojivá.
Segregácia dokumentov – rozdelenie do kategórií
Keď budete mať pripravené všetky potrebné doplnky, premyslite si, do akých kategórií budete dokumenty rozdeľovať. Aby vám nič neuniklo, napíšte si ich zoznam na papier. Nižšie nájdete naše návrhy pre najobľúbenejšie kategórie. Pre niektorých sa oplatí zaviesť rozdelenie na dokumenty týkajúce sa každého člena rodiny.
Tu je náš návrh na kategorizáciu:
- Nehnuteľnosti: poistné zmluvy, účty, notárske zápisnice, zmluvy s energiami, plynom, dodávateľmi internetu, oznámenia z bytového družstva a pod.
- Financie: zmluvy a korešpondencia s bankami, úverové zmluvy, výpisy z účtu, doklady týkajúce sa Sociálnej poisťovne, doklady z daňového úradu a pod.
- Auto: poistné zmluvy, účty za opravy, doklady od auta atď.
- Obchodné dokumenty (ak podnikáte): faktúry, zmluvy a pod.
- Nákupy: účty, záruky atď.
- Zdravie: záznamy o očkovaní, výsledky testov, odporúčania atď.
- Práca: potvrdenia o zamestnaní, pracovné zmluvy, vysvedčenia, diplomy, posudky.
- Vzdelanie: diplomy, vysvedčenia.
- Osobné doklady: rodné listy, sobášne listy, úmrtné listy, súdne listiny, splnomocnenia a pod.
Začnite ukladať dokumenty doma aj v kancelárii
Zapíšte si názov každej kategórie na samostatný hárok. Podpísané strany si položte na stôl alebo na zem – kde budete ukladať dokumenty. pripravený? Je čas začať triediť. Oplatí sa pripraviť aj miesto na vyhodenie nepotrebných papierov, pretože pri prezeraní určite nájdete a podobne. Ak upratujete kanceláriu, vložte nepotrebné papiere do skartovačky, ak ste doma - nezabudnite ich roztrhať.
Usporiadajte dokumenty
Prečítajte si tiež: Ako vyčistiť počítač zvnútra
Keď sú všetky dokumenty zoradené podľa kategórií, vložte ich do priečinkov alebo do zakladačov. Odporúčame vám usporiadať dokumenty v poradí od najstarších po najnovšie. Vďaka tomu ľahšie nájdete tie najaktuálnejšie a udržíte si poriadok vo svojich zakladačoch - nabudúce môžete dopredu pridať ďalšie dokumenty.
Urobte podrobný popis
Nakoniec popíšte zakladače a šanóny - nalepte na ne nálepky / štítky alebo lepiace papieriky a podpíšte sa. Zostáva len položiť na poličku. Fuj. Pripravený!
Usporiadajte dokumenty za chodu
Aby ste nestrácali čas ukladaním každého nového dokumentu alebo oznámenia do zakladača, zbierajte ich spolu do jednej nádoby alebo do škatule. Keďže do krabice by sa mali zmestiť listy A4, krabica od topánok bude pre túto úlohu ako stvorená. Raz týždenne (pri pracovných dokumentoch) alebo raz za mesiac (v prípade dokumentov, ktoré máte doma), venujte štvrťhodinu ich ukladaniu do vhodného šanónu alebo zakladača. Vďaka tomu si jednoducho udržíte poriadok v kancelárii aj doma, zbavíte sa stresu a neporiadku!
